Hvis du er en del av et travelt team på jobben, kan det være enormt å forberede seg på ferie.



Ironisk, ikke sant?

Imidlertid er hastigheten som arbeidstakere i dag unnlater å ta fri, alarmerende. Dette gjelder spesielt ettersom flere og flere mennesker er det kjemper mot utbrenthet på kontoret.



Vurder det over 55% av arbeidstakerne brukte faktisk ikke den tildelte kraftuttaket i 2018. Det betyr at over 65 milliarder dollar i fordeler går til spille.

Yikes.

Hør: stresset med å forberede deg til kraftuttak skal ikke overskygge muligheten din for å lade opp og nyte en ferie. I kjølvannet av covid-19 , fjernarbeidere trenger mer hjelp enn noen gang når det gjelder å koble fra og skape rom for ledig tid.

De 10 trinnene for å forberede seg på kraftuttaket (uten å stresse helt ut)

I stedet for å se på din kommende kraftuttak som kilden til endeløs oppgaveliste, har vi delt opp prosessen i ti enkle trinn.

Nedenfor er ti viktige ting å gjøre før du reiser til ferie (minus freakout). Vi har også oversatt disse trinnene til en mal du kan bruke til å enkelt koke ned viktig informasjon for dine kolleger her:

Last ned PTO-mal

1. Bestem om du skal koble fra eller ikke

Første ting først: skal du helt ut av nettet eller ta noe av arbeidet ditt med deg på ferie?

Det er ikke noe riktig svar her. Jada, den fordeler med mental helse av en stikkontakt ferie er godt dokumentert.

Men avhengig av din rolle eller til og med selskapspolitikken, er det kanskje ikke mulig å koble fra.

Gitt at en svimlende 78% av menneskene si at de bare ville ta ferie hvis de fremdeles får tilgang til arbeidet sitt, i det minste noe mens borte fra kontoret er normen (på godt og vondt).

barrierer for ansatte som bruker kraftuttak

Uansett anbefaler vi å sette noen grunnregler for deg selv for å unngå konstant å være på vakt mens du er på ferie.


er instagrammet mitt en bedriftskonto

Prøv for eksempel å gjøre det klart for kollegaer at du bare vil være tilgjengelig via e-post og bare vil svare på meldinger om morgenen eller kvelden. Du kan også si at du vil bruk Slack å sjekke inn, men telefonsamtaler og e-post er utenfor grensen.

2. Hvis mulig, planlegg kraftuttaket på forhånd

Dette kan virke som en no-brainer, men å gi deg selv og dine kolleger et forsprang før PTO er en vinn-vinn.

Hvordan det? Du vinner fordi du kan begynne å jobbe fremover og gjøre justeringer i møter eller kampanjer. I mellomtiden vinner kollegene dine ettersom de er i stand til å klare forventningene sine og ikke blindsides av en mengde arbeid som faller i fanget. En enkel måte å kommunisere på kan være under et teammøte et par uker ute, eller med en kalenderinvitasjon sendt til de som trenger å vite.

Ideelt sett bør ikke forberede seg på en ferie bety forvrengning og panikk i siste liten. Husk at kraftuttaket påvirker dine medarbeideres tidsplaner i tillegg til dine egne. Selv et par dager med varsel vil bli satt stor pris på.

3. Delegere oppgaver til kolleger du stoler på

Ikke gjør feilen ved å legge igjen en oppgaveliste for dine kolleger og kalle det en dag.

I stedet snakk med dem. Gjerne personlig og deretter fulgt med en bekreftelses-e-post for ansvarlighetens skyld. La dem få vite hva du trenger hjelp med.

Faktiske samtaler vil avdekke potensielle spørsmål som kollegene dine kan ha om hva som må gjøres. Du bør selvsagt avlevere oppgaver til folk du stoler på, men også folk som ikke er overveldet med å jobbe selv.

Som et sidebeskrivelse, bør du gi kollegaene litt æren! Selv om noen av oss kanskje føler at vi er helt uerstattelige på jobben, vil verdens (mest sannsynlig) ikke ta slutt fordi du tar deg fri.

4. Sørg for at teamet ditt har tilgang til verktøyene de trenger

Se for deg dette: du er en sosial mediasjef som har forlatt firmaets Twitter-konto i hendene på en junioransatt.

Men når det er på tide å gjennomføre de ukentlige spørsmålene dine, er de låst ute alle av dine sosiale kontoer. Ingen innlegg, ingen spørsmål. Ingenting.

Dette taler igjen om behovet for å snakke med kollegene dine og sørge for at de har de riktige verktøyene og tillatelsene til å plukke opp slakken. For eksempel lar Sprout deg gi spesifikk tilgang og tillatelser til teammedlemmer uten å måtte sile gjennom en haug med pålogginger.

å gi kollegaer tillatelse til sosiale kontoer er avgjørende når du forbereder deg på ferie

I likhet med å ha en godkjenningsprosess for sosiale medier , er det viktig at kollegene dine prøver å kjøre verktøy og dobbeltsjekke passord mens du forbereder deg på ferie kontra.

5. Automatiser og sett i kø så mye du kan på forhånd

Dette tipset er spesielt viktig for de som jobber i sosiale medier, men gjelder også for e-post- eller annonsekampanjeledere.


beste og verste tider å legge ut på facebook

For å være i ro, bør du prøve å forhåndsplanlegge kampanjene dine mens du forbereder deg på kraftuttaket. Hvis du forhåndsstiller meldinger, betyr det at du allerede har det siste ordet om reklamer og kopierer: alt du trenger å gjøre er å velge en dato og et tidspunkt for kampanjene dine.

Hvis du er leder for sosiale medier, kan du bruke den planleggingsverktøy for å stille innleggene dine i kø basert på selskapets kalender. Sprouts plattform lar brukerne også administrere eiendeler som bilder og bildetekster, perfekt for å gjøre raske redigeringer eller endringer om nødvendig.

å stille opp dine sosiale innlegg lar deg jobbe fremover når du forbereder deg på ferie

6. Sett sammen en kort autosvar

Å sette sammen en autosvar utenom kontoret gjør dobbelt plikt til å administrere folks forventninger, samtidig som de forteller nøyaktig når du vil være tilgjengelig igjen (eller hvordan du ellers kan ta kontakt).

Hvis innboksen din er utenfor grensen under ferien, bør du gjøre det klart. Den gode nyheten er at du enkelt kan sette opp en autosvar uten kontor i Gmail i løpet av få minutter.

sette opp en autosvar i gmail

Husk at svar utenfor kontoret ikke trenger å være spesielt lange eller detaljerte. Her er et eksempel på en effektiv melding utenom kontoret som kommer rett til poenget:


hvordan du lager en instagram live feed

Hallo,

Takk for meldingen din.

Jeg er ute av kontoret uten tilgang til e-post. Jeg vil svare når jeg kommer tilbake.

Takk skal du ha,

Kort, søt og til-det-punktet. Se hvordan det fungerer?

Selv om du definitivt kan legge til litt personlighet i meldingene dine utenom kontoret, er en sløv tone kanskje best for å få poenget at du ikke er tilgjengelig.

7. Gjør kraftuttaket ditt synlig for resten av selskapet ditt

Eventuelle oppgaver du kan ta av tallerkenen din mens du forbereder deg på ferie, er et pluss.

Case-in-point, du trenger ikke å jage etter folk for å fortelle dem at du tar deg litt fri. Utover å snakke med personer personlig og sette opp en autosvar, bør du vurdere å inkludere kraftuttaket som en del av firmakalenderen.

Hvis firmaet ditt bruker Slack, kan du gjøre kraftuttaket ditt offentlig gjennom plattformens kalenderfunksjon. slak tilgjengelighet

Slack lar deg også lage påminnelser om hendelser for dine ansattes kraftuttak. Dette er spesielt nyttig for større team eller tilfeller der noen fra en annen avdeling (salg, HR) prøver å komme i kontakt med deg.

trello bord

Å gjøre kraftuttaket ditt offentlig er forresten ikke bare spesifikt for Slack. Den samme logikken gjelder for Google Kalender eller andre verktøy teamet ditt bruker for å administrere tidsplaner.

8. Oppfordre teamet ditt til å spore fremgangen med prosjektledelsesverktøy

La oss si at du har problemer med å gi slipp på jobben og vil sørge for at prosjektene dine kjører problemfritt i ditt fravær.

Hei, ikke noe problem. Det er akkurat der prosjektledelsesverktøy som Trello kan komme til nytte. Med et Kanban-brett kan du tydelig se hvem som jobber med hva og hvordan et prosjekt beveger seg.


hvordan lage en LinkedIn-bedriftsside

Dette er ikke bare nyttig for deg hvis du ønsker å overvåke teamets fremgang mens du er borte, men også oppmuntre til ansvarlighet for enkeltpersoner som jobber som et team.

Å ha denne typen visuelle fremdriftsrapport gjør livet ditt også mye lettere når du kommer tilbake fra ferie, ettersom du raskt kan se hva som skjer i avdelingen din.

9. Ikke svett det hvis du ikke får gjort alt (både før og etter at du kommer tilbake)

Ikke legg for mye press på deg selv for å ha alt 'perfekt' når det gjelder ferieplanleggingen.

Tross alt skjer kriser, og det samme gjør ferier i siste øyeblikk. Hvis du plutselig er utenfor kontoret og ikke klarer å holde deg til kraftuttaksplanen din, må du ikke få panikk.

Og på lignende måte, ikke tving deg selv til å oppnå 'innboks null' så snart du kommer tilbake. Bare å følge tipsene ovenfor betyr at arbeidsbelastningen din uansett skal være mer håndterbar.

10. Sørg for at du etterlater arbeidsområdet ditt skinnende rent

Kanskje det siste du gjør mens du forbereder deg på en arbeidsferie, er å rydde opp på skrivebordet.

Enkelt nok, ikke sant? Dette er ikke bare høflighet for dine kolleger, og det kan også være til fordel for fjernarbeidere. Rengjøring er også gunstig for deg mentalt, siden det er lettere å slå bakken med en slags 'blank skifer' når du er tilbake på jobb etter ferien.

Hvis ikke annet, er rengjøring en måte å gå bort fra telefonen eller innboksen mens du forbereder deg på å ta deg fri.

Og med det, pakker vi inn guiden vår!

Hvordan ser forberedelsene til ferien ut for deg?

Hvis du virkelig vil nyte ferien og sørge for at kollegene dine enkelt kan ta opp tøylene mens du er borte, går litt planlegging langt.

Ved å følge sjekklisten over ferie kan du ta kraftuttaket ditt med ro i sjelen. Last ned malen vår for å praktisere disse trinnene for din neste ferie:

Last ned PTO-mal

Å kunne planlegge effektivt er en nøkkelferdighet for ledere av sosiale medier. Når du snakker om det, sørg for å sjekke guiden vår som er viktig sosiale medier ferdigheter for å se hvordan du ellers kan nivåere deg som markedsfører.